Kamis, 03 Maret 2011

KEARSIPAN

      Kearsipan adalah suatu proses mulai dari penciptaan, penerimaan, pengumpulan, pengaturan, pengendalian, pemeliharaan dan perawatan serta penyimpanan warkat menurut sistem tertentu.
Saat dibutuhkan dapat dengan cepat dan tepat ditemukan. Bila arsip-arsip tersebut tidak bernilai guna lagi, maka harus dimusnahkan.

      Kearsipan memegang peranan penting bagi kelancaran jalannya organisasi, yaitu sebagai sumber informasi dan sebagai pusat ingatan bagi organisasi. Mengingat arti pentingnya pemerintah Indonesia menaruh perhatian yang cukup besar terhadap kearsipan. Hal ini terbukti dengan diperlukannya beberapa peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan Nasional.
Adapun keunggulan dan fungsi yang dapat dilihat dari sistem penanganan kearsipan setiap organisasi, yaitu:
1)     Aktifitas kantor/organisasi akan berjalan dengan lancar.
2)     Dapat dijadikan bukti-bukti tertulis apabila terjadi masalah.
3)     Dapat dijadikan sebagai sarana komunikasi secara tertulis
4)     Dapat dijadikan bahan dokumentasi
5)     Dapat menghemat waktu, tenaga dan biaya
6)     Sebagai alat pengingat
7)     Sebagai alat penyimpanan warkat
8)     Sebagai alat bantu perpustakaan diorganisasi apabila memiliki perpustakaan
9)     Merupakan bantuan yang berguna bagi pimpinan dalam menentukan kebijaksanaan organisasi
10)  Kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan organisasi.
  • Sistem Pengelolaan Kearsipan yang sesuai
Dalam perkembangan dan kemajuan manajemen administrasi kantor sekarang ini hampir dapat dipastikan bahwa segala sesuai tergantung kepada warkat/dokumen. Baik itu didunia perusahaan pemerintahan atau swasta. Warkat dianggap sangat berperan penting dalam proses kegiatan organisasi.
Dan sistem yang sering dan masih berlaku di instansi-instansi diantaranya:
? Sistem sentralisasi merupakan kearsipan dimana semua surat perusahaan disimpan dalam satu ruangan bukan dalam kantor terpisah.
? Sistemj desentralisasi adalah sistem kearsipan yang dalam pelaksanaannya tidak dipusatkan pada satu unit kerja, karena masig-masing unit pengolah menyimpan arsipnya.
Dari segi pengelolaan arsip/filling yang berfungsi sebagai inti dari sebuah kegiatan setiap organisasi dan berguna membantu bagi pimpinan untuk menentukan kebijaksanaan. Perusahaan/organissasi kearsipan berarti penyimpanan secara tetap dan teratur warkat-warkat penting mengenai kemajuan sistem perusahaan.
  • Sistem penyimpanan arsip yang sesuai
Filling adalah salah satu kegiatan pokok galam bidang kearsipan. Filling dapat diartikan suatu proses penciptaan. Pengumpulan, pemeliharaan, pengaturan, pengawasan, penyusunan dan penyimpanan. Cara atau metode yang sistematis sehingga warkat tersebut dengan mudah cepat dan tepat dapat ditemukan kembali apabila sewaktu-waktu dibutuhkan.
Sistem penyimpanan yang sesuai diantaranya:
• Sistem abjad merupakan suatu sistem dan penemuan kembali warkat-warkat berdasarkan abjad
• Sistem masalah merupakan suati sistem penemuan dan penyimpanan kembali menurut isi pokok atau perihal surat.
• Sistem nomor merupakan pemberian nomor yang terdapat pada folder
• Sistem tanggal merupakan penyimpanan surat berdasarkan tanggal, hari, bulan/tahun tanggal dijadikan kode surat.
•  Sistem Wilayah merupakan menyimpanan berdasarkan daerah/wilayah surat yang diterima.
Filling sistem suatu rangkaian kerja yang teratur agar dapat dijadikan untuk penyimpanan arsip sehingga saat diperlukan arsip tersebut dapat dan tepat ditemukan. Banyak istilah yang digunakan para ahli dalam membahas filling sistem seperti sistem kearsipan, manajemen kearsipan, record manajemen dan lain lain.
Menurut asrip nasional, filling / memfile adalah cara mengatur dan menata berkas dalam susunan yang sistematis dan menurut Ensiklopedia Administrasi; Filling adalah suatu bentuk pekerjaan tata usaha yang berupa penyusunan warkat-warkat secara sistematis sehingga bilamana diperlukan lagi, warkat-warkat itu dapat ditemukan kembali secara tepat.

Jenis Bahan dan Alat Kearsipan Filing Cabinet Lemari Arsip Folder Guide Card Map Rak Sortir Kartu Indeks Postepel 

1. FILING CABINET
    Filing cabinet adalah perabot kantor yang berbentuk empat persegi panjang yang diletakkan secara vertikal. Ada dua jenis filing cabinet, yaitu lateral filing cabinet dan drainer type filing cabinet. Lateral filing cabinet adalah almari arsip yang berpintu dan mempunyai pagan alas untuk menyimpan arsip. Drawer type filing cabinet adalah almari arsip dalam bentuk laci yang dapat ditarik keluar-masuk. Filing cabinet ini biasanya terdiri dari 5 atau 6 laci yang tersusun ke bawah. Filing cabinet terbuat dari jenis metal yang kuat, tahan lama, dan tidak membuat lembab. Filing cabinet juga dapat dibuat dari bahan plastik. Fungsinya: untuk menyimpan arsip / warkat yang sangat berharga bagi kelangsungan hidup suatu perusahaan atau organisasi 

2. Lemari Arsip 
    Lemari arsip ini berbentuk, seperti lemari biasa yang terdiri atas susunan rak-rak. Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat. 

3. Folder
    Adalah map-map berupa lipatan karton atau bahan lainnya yang memakai kawat penjepit atau tidak. Biasanya ditempatkan di belakang guide. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat 

4. Guide card (tanda batas/sekat penunjuk)
    Adalah alat yang terbuat dari karton atau plastik tebal yang berfungsi sebagai penunjuk, pembatas atau penyangga deretan folder yang ada di belakangnya. Guide dibedakan menjadi dua, yaitu guide besardan guide kecil.
Ada 3 (tiga) kegunaan dari Guide Card, yaitu: Penunjuk untuk memudahkan penyimpanan dan penemuan kembali arsip. Pembatas antara folder yang satu dengan folder lainnya atau sebagai sekat pemisah antara kelompok arsip yang satu dengan kelompok arsip lainnya. Sebagai penyangga folder agar tertib dan teratur pada tempat penyimpanannya. Ada 2 macam guide card yang dipakai oleh bebe­rapa perusahaan, yaitu: Guide besar Guide ini mempunyai ukuran 36 x 25 cm dan digunakan untuk menyimpan arsip-arsip dalam folder folio Guide kecil Guide ini mempunyai ukuran 16 x 11 cm dan mempunyai fungsi untuk menyimpan banyak kartu, seperti kartu indeks, kartu kendali, dan sebagainya yang memiliki ukuran 15 x 10 cm. 

5. Map 
    Adalah sampul dari kertas tebal yang digunakan untuk menyimpan lembar-lembar surat. Ada empat macam map, yaitu brief twine); stof nap, snelhechter, hanging map (map gantung).
Jenis-Jenis Map Brief ordner yaitu map besar terbuat dari karton tebal yang di dalamnya terdapat penjepit arsip yang terbuat dari logam dan dapat menampung warkat dalam jumlah banyak. Stopmap yaitu berkas lipatan berdaun yang ter­buat dari kertas tebal atau plastik. Snellhechter yaitu map yang terbuat dari kertas tebal atau plastik yang di dalamnya terdapat alat penjepit arsip yang terbuat dari logam. Hanging map (map gantung) yaitu map tanpa je­pitan yang digantung pada gawang filing cabinet. 

6. Rak Sortir 
    Adalah suatu rak yang berguna untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing­masing Fungsi : digunakan untuk memisah-misahkan surat/warkat yang diterima, diproses, dikirimkan atau disimpan ke dalam folder masing-masing.

7. Kartu Indeks 
    Adalah kartu yang mempunyai ukuran 15 x 10 cm dan mempunyai fungsi sebagai alat Bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip. Kartu indeks biasanya disimpan pada laci tersendiri yang disebut dengan laci kartu indeks. Fungsi : alat bantu untuk memudahkan penemuan kembali arsip yang dibutuhkan.

PUISI

                 SETIA
Biarpun kadang aku bimbang
Pada tumpuan yang kupijak
Namun suara hati ini
Senantiasa berkata tak bolehlah membagi
Meski hanya sebuah senyum
Apalagi sebuah rasa
Hatiku telah kusisihkan untuk belahan jiwaku
Separuhnya teruntuk buah hatiku
Meski pengorbanan ini kadang terasa menyakitkan
Tapi inilah takdir Tuhan
Dan aku yakin cinta yang kuperjuangkan
Akan terasa indah pada wak
tunya.




        DIA PASTI KEKASIHKU
 
Tertegun aku.
Kuhentikan sejenak tatapku pada kekasihku.
Kemudian berdiri mencoba menyelidiki sesuatu dengan tatapanku.
“Aroma itu” Gumamku.
Sebuah wangi yang tak asing.
Wangi khas gadisku dimasa lampau.
Wangi yang memang hanya dia pemiliknya.
“Disinikah dia kini?”
Kulihat kearah kerumunan itu.
Memperhatikan tiap celah lalu lalang orang-orang disana.
“Mungkinkah dia?”
Tak kudapat.
Tak kutemui dia.
Akupun terduduk.
Lalu kugenggam jemari wanita disampingku.
“Kaulah kekasihku kini”
Dia hanya tersenyum bingung.




     CINTA
Hingga ku terlelap…
Memendam rasa
Tak bisa ungkapakan rangkaiyan kata
Sebutir cinta tlah tumbuh
Serpihan harapan tlah menghilang
pejamkan mata sejenak
Hanya untukmu
Memberi kenyataan dalam khayalan
Tuk bisa milikimu
Hingga kuterlelap
ku takan menyesali
hingga ku tak terbangun
kan kubawa cinta ini slama nya


    MAAFKAN AKU TUHAN
 
Mereka fikir aku tlah melupakannya
Tapi dalam hati ini masih merintih perih
Menahan sakitnya luka hati karenanya
Ingin kuteriakkan jeritan hati
Agar sesak batin ini tak menyiksaku lagi
Apa hati ini tlah terpatri
Pada sosok diri yang tlah jauh pergi
Mengapa seraut wajah yang jelas terlihat
Tak mampu ku lukiskan dengan sejuta asa
Namun seraut wajah yang samar kulihat
Mampu ku tuliskan dengan sejuta puisi cinta
Terima kasih Tuhan!
Karena Kau tlah kirimkan dia untukku
Cinta Abadinya untukku
Slamanya hidup bersamaku
Dan Maafkan aku Tuhan!
Meski Rasa Sayangku ada untuknya
Tapi hati ini sulit ’tuk berpaling kepadanya
Karna hati ini sudah ada yang memiliki
Cinta Sejatiku yang tlah jauh pergi
Akupun tak mau kehilangan
Orang yang ku sayang ’tuk ke sekian kali
Ku ’kan berusaha ’tuk lupakan Cinta Sejati
Meski sulit ku ingkari hati ini



JAGALAH CINTA BERSAMAMU

Seandainya Cinta di Hati bisa terjaga dengan baik,
meskipun pernah tersakiti,
Cinta selalu datang kembali tanpa diminta
Seandainya Cinta di Hati bisa tetap ada,
meskipun Ia tahu dalamnya Laut,
Cinta selalu tulus mencoba menyelami dalamnya dasar Laut
Seandainya Cinta di Hati begitu kuat,
meskipun Ia sadar sebuah Koin memiliki 2 mata sisi yang berbeda,
Cinta selalu menyatukan dan membuatnya menjadi berharga…
Cinta ada,
selalu menjaga…
berkorban,
saling melengkapi,
dan membuatnya berharga
Kekal
Maka,
selalu Jagalah Cinta,
yang tanpa kita sadari…
selalu ada berdiri di samping kita,
di sekitar kita,
bersama kita,
Selamanya,

Senin, 28 Februari 2011

ARTIKEL TENTANG KESEKRETARISAN

Artikel tentang kesekretarisan

Sekretaris Profesional adalah seorang karyawan di kantor yang berurusan dengan coresspondence, menyimpan.
Syarat-Syarat Sekretaris Profesional | segala warna dunia
Practice, sekretaris profesional mempunyai kemampuan melaksanakan tugas sehari-hari seperti menerima telepon, menerima tamu, menyiapkan rapat, membuat agenda pimpinan dll. Oleh karena itu peran sekretaris profesional sangat penting di kantor.

Artikel Sekretaris Profesional
Warna Dunia
. segala warna dunia Sebaiknya sekretaris profesional melengkapi diri dengan berbagai pengetahuan dan ketrampilan di luar tugas-tugas keserketarisan atau peran sekretaris profesional yaitu :
1. Keterampilan berkomunikasi
2. Kemampuan mencari, menginterprestasikan dan memanfaatkan informasi
3. Mampu berpikir, mengidentifikasi maslah dan mencari solusinya
4. Mampu bekerja sama dalam kelompok
5. Memiliki Human Relation skills
6. Mempunyai komitmen pada tugas.

Susahnya buat blogger

Nich blogger Nofi c'imut,bohay and cantik tea....hehe
bercandil eum sakedap....